Avete mai sentito la storia del comune che ha vinto un bando europeo, ha approvato il progetto, ha firmato le convenzioni e poi non è riuscito a spendere i soldi in tempo? Non è un caso isolato. È un fenomeno sistematico, documentato e con un nome preciso: mancanza di capacità amministrativa. Non mancano i fondi. Non mancano le idee. Mancano le persone formate, i processi funzionanti, i sistemi per raccogliere i dati e dimostrare che i soldi sono stati spesi bene.
La Commissione Europea, per il periodo di programmazione 2021-27, ha deciso di cambiare le cose. E lo ha fatto in modo concreto, proponendo uno strumento nuovo, le Roadmap ACB (Administrative Capacity Building) che stabiliscono che ogni accordo di partenariato deve identificare le criticità di capacità amministrativa e pianificare le azioni per affrontarle.
Capacity building: un problema vecchio, una risposta nuova
Nei cicli di programmazione precedenti, rafforzare la capacità delle amministrazioni era considerato un optional. C'era l'assistenza tecnica, ossia una quota dei fondi riservata all'organizzazione interna, ma il suo utilizzo era lasciato alla discrezione di ogni Stato Membro. Il risultato? Interventi sporadici, corsi di formazione normativa, che non cambiavano nulla nel modo di lavorare, e gli stessi problemi che si ripresentavano puntualmente alla fine di ogni periodo. Con il CPR (Common Provisions Regulation) 2021, ovvero il testo legislativo che stabilisce le regole valide per tutti i principali fondi europei del ciclo 2021-2027, la logica cambia registro. Ogni Accordo di Partenariato e ogni programma devono identificare esplicitamente le criticità di capacità amministrativa e pianificare le azioni per affrontarle. Non è più una facoltà: è un requisito di governance. La Commissione europea, in collaborazione con l'OCSE, ha messo poi a disposizione un insieme di strumenti pratici per supportare la costruzione delle Roadmap ACB: documenti strategici che mappano i bisogni reali, definiscono obiettivi misurabili e pianificano azioni concrete nel breve, medio e lungo periodo.
Roadmap ACB: su cosa si concentrano?
Ad oggi, quindici Stati Membri hanno sviluppato una Roadmap ACB. È un numero significativo, ma non la totalità. Leggendo le Roadmap di chi le ha adottate, emergono quattro problemi che ricorrono quasi ovunque:
• Insufficienza del personale: organici insufficienti, alta rotazione del personale, competenze che si disperdono appena i funzionari cambiano ufficio;
• I beneficiari non sono pronti: non basta aprire un bando — chi deve partecipare spesso non ha le competenze per progettare, rendicontare, rispettare le regole;
• Le procedure sono troppo complesse: la burocrazia interna pesa quanto quella esterna, e semplificarla richiede un lavoro sistematico che raramente viene fatto;
• I sistemi IT non reggono: strumenti digitali obsoleti, banche dati non collegate, flussi di dati che si interrompono a metà strada.
La trappola del corso di formazione
C'è un equivoco di fondo nel modo in cui molte amministrazioni affrontano il tema: pensare che capacity building significhi organizzare corsi. È una riduzione pericolosa. Un funzionario formato che torna in un ufficio con processi disfunzionali, software inadeguati e nessun supporto manageriale non riesce a mettere in pratica nulla di quello che ha imparato.
La letteratura e la pratica indicano quattro dimensioni che devono essere affrontate insieme: le persone (competenze e disponibilità), l'organizzazione (processi, strumenti, cultura interna) e il contesto istituzionale (regole e procedure entro cui si opera). Intervenire su una sola lasciando le altre immutate è come cambiare il motore di un'auto con le gomme a terra.
Cosa dice lo studio più recente sul capacity building
Uno studio condotto da t33 per la DG REGIO (Direzione Generale della Commissione europea per la politica regionale e urbana) — pubblicato nel febbraio 2026 — ha analizzato come le Roadmap ACB sono state progettate e messe in pratica nei 15 Stati Membri che le hanno adottate. Il verdetto è chiaro: lo strumento funziona, ma solo quando ricorrono quattro condizioni precise:
• Primo, l'amministrazione deve sentirlo proprio e non un adempimento formale imposto dall'alto;
• Secondo, ci vogliono indicatori significativi per misurare i progressi, non solo dichiarazioni di intenti;
• Terzo, serve un supporto continuativo da parte del management e della politica, non solo nella fase di avvio;
• Quarto, devono esserci risorse umane e finanziarie dedicate, non residuali rispetto ad altri interventi.
Quando una di queste condizioni manca, la Roadmap rimane sulla carta. La Commissione ha commentato lo studio con un messaggio diretto: il capacity building amministrativo "deve essere mantenuto e rafforzato" nei prossimi cicli di programmazione.
Cosa può fare l'Italia
In Italia tutti programmi FESR regionali e 5 programmi nazionali hanno creato le loro Roadmap, chiamate PRigA (Programmi di Rigenerazione Amministrativa), in continuità con i PRA già utilizzati nel 2014-2020. È stato poi fatto un altro passo concreto: il programma nazionale CapCoe (Capacità per la Coesione) è interamente dedicato al rafforzamento delle amministrazioni delle Regioni meno sviluppate nella gestione dei fondi di coesione. È un segnale di consapevolezza, ma la sfida non è avviare il programma, bensì costruire un sistema in cui le competenze restano, si trasmettono e producono risultati misurabili ciclo dopo ciclo, in una logica di continuo miglioramento.
Una prospettiva dal campo
T33 — oggi parte del gruppo OpenEconomics — lavora sul capacity building delle Autorità di Gestione da anni, in Italia e in Europa: dall'analisi dei bisogni alla progettazione di sistemi formativi, dalla costruzione di indicatori di efficacia alla valutazione degli interventi. Il lavoro su questo studio per DG REGIO è il prodotto di un osservatorio costruito nel tempo, a contatto diretto con chi gestisce i programmi ogni giorno.
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