Prima si semplifica, poi si rendiconta

Le OSC (opzioni semplificate in materia di costi) e i FNLC (finanziamenti non collegati ai costi) stanno cambiando il modo di gestire i fondi europei e il PNRR. Sono strumenti che permettono di calcolare il contributo europeo sulla base di regole e parametri definiti ex ante, riducendo la quantità di documenti da produrre e controllare. Ma come si fa? Come si stabilisce quanto vale un'ora di formazione, un servizio erogato, un risultato raggiunto? La risposta è che la vera complessità delle OSC non sta nella rendicontazione finale, ma nel lavoro che si fa a monte: costruire metodologie solide, scegliere le fonti dati giuste e definire parametri che siano equi, verificabili e difendibili di fronte ai controlli.
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Costruire bene prima per semplificare dopo

Chi si avvicina per la prima volta alle OSC pensa spesso che semplificare significhi "fare meno cose". In realtà significa farle in modo diverso, spostando la complessità dall'archivio delle fatture alla progettazione iniziale delle formule e dei parametri di rimborso.

La Commissione europea indica tre criteri fondamentali che ogni schema OSC deve rispettare:

• equo (fair): l'importo definito deve riflettere costi reali e ragionevoli, non essere arbitrario;

• equitativo (equitable): deve trattare in modo coerente situazioni analoghe, senza favorire o penalizzare ingiustamente alcune categorie di beneficiari;

• verificabile (verifiable): deve essere possibile controllare che la formula sia stata applicata correttamente e che i risultati dichiarati siano stati effettivamente raggiunti.

Per rispettare questi tre criteri servono dati affidabili, una metodologia documentata e la capacità di aggiornare i parametri nel tempo senza perdere la coerenza tra progettazione, gestione e rendicontazione.
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OSC e certezza del diritto: meno rischi in sede di controllo

Uno dei vantaggi meno citati - ma tra i più concreti - delle OSC è la protezione dai rischi in fase di audit. È un punto che le PA e i beneficiari privati sentono molto.

Nel sistema tradizionale a costi reali, il controllo riguarda ogni singola spesa e fattura; una voce di costo non correttamente imputata, può tradursi in una rettifica o, nei casi più gravi, nella revoca parziale o totale del contributo. Con le OSC, il controllo cambia radicalmente: una volta approvata la metodologia, la verifica si concentra sull'output, non sui costi sottostanti.
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Come si costruisce un costo unitario: il caso del Ministero dell'Agricoltura

Un esempio concreto aiuta a capire meglio. Il Ministero dell'Agricoltura (MASAF) ha sviluppato un vademecum tecnico per le OSC applicabili ai propri programmi, che mostra passo dopo passo come si arriva a definire un costo standard.

Per il costo orario del personale impiegato in attività di ricerca e sviluppo, il MASAF parte da fonti ufficiali come i contratti collettivi nazionali di lavoro e i decreti interministeriali, integra le aliquote contributive (INPS, INAIL), applica eventuali rivalutazioni ISTAT e distingue per categoria di beneficiario (impresa privata, università, ente pubblico di ricerca) e per fascia di costo (alto, medio, basso). Il risultato è una tabella di costi orari standard, aggiornabile periodicamente, che può essere usata da qualsiasi beneficiario rientrante in quella categoria senza dover produrre ogni volta la documentazione analitica del singolo dipendente.

Un altro esempio è la costruzione di un costo unitario per servizi complessi, come il noleggio di imbarcazioni per attività di monitoraggio marino. In questo caso il MASAF combina le componenti principali del costo (carburante, personale di bordo, manutenzione, spese generali, quota di utile) usando dati di mercato e statistiche di settore, e arriva a un importo giornaliero standardizzato per tipologia di imbarcazione. In entrambi i casi, la logica è la stessa: partire da dati esistenti e affidabili, costruire una formula trasparente, documentare il ragionamento in modo che chiunque possa verificarlo.
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I principali metodi per costruire le OSC

La Commissione europea riconosce quattro grandi famiglie di metodi per calcolare le opzioni semplificate in materia di costi:

1. Dati storici verificati del beneficiario: si analizzano i costi reali sostenuti in passato per attività analoghe e si ricava un importo medio rappresentativo. È il metodo più robusto, ma richiede che il beneficiario abbia una contabilità ordinata e uno storico della spesa sufficientemente rappresentativo;

2. Statistiche e dati di terze parti: si usano fonti esterne come istituti nazionali di statistica, studi di settore, indagini di mercato o tabelle ufficiali (es. contratti collettivi, prezzari pubblici). Utile quando i dati storici del beneficiario non sono disponibili o sufficientemente significativi;

3. Prassi contabili ordinarie: si prendono come riferimento le metodologie di allocazione dei costi già in uso nell'organizzazione, purché siano consolidate e documentate;

4. Schemi già approvati in altri programmi UE o a livello nazionale: se esiste già uno schema OSC validato per lo stesso tipo di attività in un altro programma o paese, si può adottare o adattare quel modello, riducendo molto il lavoro di costruzione ex novo.

Nella pratica italiana, molte amministrazioni stanno iniziando a partire da tabelle nazionali già disponibili, come quelle del MASAF o quelle prodotte da altri ministeri per le misure PNRR, adattandole al proprio contesto.

Quando si parla di FNLC: output o risultato? Non è la stessa cosa

Se nelle OSC la domanda di partenza è "quanto costa questa attività?", nei FNLC la domanda diventa: "quale risultato voglio ottenere, e qual è un importo ragionevole per riconoscerlo una volta che si è verificato?". Qui è importante distinguere tra due concetti che spesso vengono confusi: output e risultato (outcome).

Un output è qualcosa di tangibile e direttamente misurabile che il progetto produce: un'infrastruttura costruita, un corso erogato, un numero di persone formate. Alcune somme forfettarie OSC già pagano per output ("il ponte è completato con le specifiche tecniche concordate"). Un risultato - nel senso proprio dei FNLC - è invece il cambiamento che quell'output genera nella realtà: il traffico pesante diminuito del 20%, il numero di persone che trovano lavoro entro sei mesi dalla formazione, la riduzione effettiva delle emissioni in un'area urbana.

Questa distinzione ha conseguenze pratiche molto importanti. Per pagare su un output basta verificare che esista. Per pagare su un risultato bisogna misurare un cambiamento nel mondo reale, con dati, metodologie di monitoraggio e, spesso, modelli controfattuali che isolino l'effetto del progetto da altri fattori. Ecco perché i FNLC richiedono modelli per l’analisi di impatto e non solo l’analisi dei costi: il valore che si sta acquistando non è un'attività, ma una trasformazione.
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Dove si inceppa la macchina nella PA italiana

Lo studio della Commissione europea sull'adozione di OSC e FNLC nei fondi CPR (2014-2020 e 2021-2027) mostra con chiarezza dove si concentrano le difficoltà. Per le OSC, i principali ostacoli sono la mancanza di dati storici affidabili (22% delle autorità di programma li identifica come problema critico) e l'assenza di fonti alternative per sopperire a questa lacuna. Per i FNLC, il problema principale è ancora più a monte: il 44% delle autorità dichiara di non avere informazioni ed esperienza sufficienti per progettare e implementare questi schemi.

In Italia, a questi problemi strutturali si aggiunge un elemento culturale: molte amministrazioni sono ancora profondamente abituate alla logica della rendicontazione analitica, e il passaggio a metodologie basate su formule e risultati richiede un cambiamento di mentalità prima ancora che di strumenti. Il risultato pratico è che i dati esistono spesso in silos separati, gli aggiornamenti vengono fatti manualmente, la documentazione delle scelte metodologiche è frammentata.
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Strumenti e competenze per fare bene le OSC (e prepararsi ai FNLC)

Costruire e gestire bene le OSC e iniziare a sperimentare i FNLC non è un problema solo tecnico, è una questione organizzativa e di processo che richiede:

• Metodologie documentate e aggiornabili, non fogli Excel isolati che nessuno riesce a riprodurre dopo sei mesi;

• Basi dati integrate e verificabili, che permettano di giustificare i parametri scelti con fonti identificabili e tracciabili;

• Workflow digitali che guidino le persone nell'applicazione corretta degli schemi, riducendo gli errori e accelerando i controlli;

• Modelli di impatto per definire indicatori e target credibili, indispensabili soprattutto per i FNLC.

L'offerta di public funding di OpenEconomics è costruita esattamente su questa esigenza: affiancare PA e imprese non solo nella ricerca e gestione dei bandi, ma nella costruzione di metodologie robuste, nel monitoraggio continuo di output e risultati e nella rendicontazione puntuale e senza rischi.